6 dicas para proteger dados sensíveis no SharePoint

Na era digital, a segurança de dados se tornou um dos fatores mais importantes para as empresas, independentemente do tamanho ou do setor de atuação. 

Com o aumento da quantidade de informações sensíveis compartilhadas online, é fundamental garantir a sua devida proteção. 

Nesse cenário, proteger dados sensíveis no SharePoint é algo de extrema importância para a sua empresa, visto que qualquer problema relacionado à segurança pode acarretar graves prejuízos. Pensando nisso, no artigo de hoje, vamos lhe mostrar como fazer isso de maneira prática e eficiente.

Quais são os principais recursos do SharePoint?

O SharePoint é uma plataforma colaborativa que pode ser usada para armazenar e compartilhar informações a partir de diferentes dispositivos.

Assim como em outras ferramentas, os usuários autorizados conseguem acessar dados e conteúdo armazenados.

Além de ser usado para acessar informações, a ferramenta é conhecida por facilitar a criação de sites, o armazenamento de informações e a criação de formulários automatizados, de acordo com as necessidades da empresa.

Contudo, para evitar problemas, é fundamental que os dados sensíveis no SharePoint sejam corretamente armazenados, o que envolve a utilização adequada da plataforma e a adoção de boas práticas de segurança.

Como proteger dados sensíveis no SharePoint?

O SharePoint é uma ferramenta de colaboração, isto é, que promove a comunicação simultânea e facilita o contato entre colaboradores de diferentes setores.

No entanto, as informações e arquivos que serão colocados na plataforma certamente só devem ser compartilhados com pessoas autorizadas. E é por isso que é necessário proteger dados sensíveis no SharePoint.

Veja as melhores formas de fazer isso:

1. Controle de acesso

A ferramenta permite que você controle quais pessoas podem ou não ter acesso às informações armazenadas.

Ao revisar as configurações de acesso e compartilhamento de link, você pode reduzir consideravelmente alguns desses riscos.

Afinal, o vazamento de dados pode ocorrer justamente pela falta de controle de acesso.

Portanto, um dos passos mais importantes para proteger dados sensíveis no SharePoint é utilizar as configurações de permissão de forma cautelosa.

Apenas os usuários que realmente precisam das informações devem ter acesso a elas. Você pode utilizar grupos de permissão para simplificar o gerenciamento.

Como administrador do site, você consegue controlar quem tem acesso a arquivos importantes e restritos, aumentando a proteção de dados sensíveis no SharePoint.

2. Classifique os dados armazenados

A classificação é uma atividade que desempenha um papel significativo na proteção de dados sensíveis no SharePoint. 

De maneira geral, a classificação de dados é vista como um processo necessário para organizar as informações e torná-las acessíveis. 

Afinal, é muito provável que os colaboradores precisem consultar determinadas informações no futuro. 

Além disso, esse processo também ajuda a aumentar a segurança na empresa, facilitando o controle de acesso a um conteúdo confidencial e sigiloso, de acordo com as políticas de segurança internas ou regulamentações.

3. Utilize os relatórios de auditoria

Você já ouviu falar dos recursos de auditoria no SharePoint?

Eles são extremamente úteis para rastrear ações no site, listas e outros tipos de conteúdo, ou seja, coisas fundamentais do ponto de vista do gerenciamento de registros e conformidade.

É possível até mesmo registrar quais usuários modificaram um documento e quando.

Isso te ajuda a acompanhar o histórico de informações e cumprir os requisitos de conformidade, além de, claro, analisar a forma como os dados estão sendo usados.

Os relatórios de auditoria são mais um recurso que ajudam a proteger dados sensíveis no SharePoint e melhorar a cibersegurança.

4. Utilize a prevenção de dados do Office 365

A prevenção contra perda de dados (DLP) evita o compartilhamento acidental de informações. 

Às vezes, erros humanos ou falhas nos sistemas podem resultar no vazamento de dados confidenciais, causando prejuízos financeiros e operacionais para uma empresa. 

Por meio do DLP, é possível identificar e proteger informações confidenciais e evitar o compartilhamento de arquivos quando não for necessário.

5. Acompanhe o compartilhamento externo

Pode ser que seja necessário compartilhar conteúdo com outras partes fora da sua equipe.

Para proteger os dados sensíveis no SharePoint e evitar problemas de perda ou roubo de informações, é importante acompanhar o compartilhamento externo para saber o que foi compartilhado e com quais usuários. 

É possível, se julgar necessário, restringir o acesso a arquivos sigilosos, tornando-os disponíveis apenas para pessoas autorizadas. 

Quando o problema é rapidamente identificado, torna-se mais fácil criar uma estratégia para resolvê-lo o quanto antes.

De qualquer forma, é importante treinar a equipe para que use a ferramenta de maneira adequada, o que inclui também o cuidado na hora de compartilhar arquivos.

Assim, você aumenta a proteção de dados sensíveis no SharePoint.

6. Backup de dados

Backup é um termo utilizado para descrever o processo de realizar cópias de segurança de dados.

Ele protege o sistema contra o risco de perda de informações sigilosas ou que deverão ser utilizadas futuramente para a realização de determinadas atividades.

No SharePoint, os backups desempenham um papel fundamental na simplificação da restauração de dados, assegurando sua integridade e a continuidade das operações.

A proteção de dados sensíveis no SharePoint é fundamental para evitar que problemas de segurança paralisem as atividades e tragam prejuízos financeiros.

Como o Keepit pode te ajudar a proteger dados sensíveis no SharePoint

A Keepit é uma solução de backup em nuvem segura projetada para proteger aplicativos líderes de Software como Serviço (SaaS), incluindo o Microsoft Office 365.

O backup na nuvem da Keepit otimiza a proteção de dados e evita a ocorrência de problemas relacionados.

Sendo assim, é uma ferramenta recomendada tanto para pequenas quanto grandes empresas.

Atualmente, muitos profissionais trabalham de forma híbrida ou remota, o que aumenta a necessidade de uso de ferramentas colaborativas, como o SharePoint.

Mas para usufruir dos recursos da ferramenta de forma eficiente, é importante entender também como aumentar a segurança corporativa e garantir a proteção de informações confidenciais.

E se você deseja reforçar a segurança em sua empresa, a fim de alcançar maior eficiência e tranquilidade, aproveite para conhecer as soluções tecnológicas que a Brinov oferece.

Para mais informações, entre em contato com a nossa equipe.